Les statuts

ASSOCIATION DES FRANCAIS DE L’ETRANGER DE HONG KONG (UNION DES FRANCAIS DE L’ETRANGER)

PREAMBULE

L’Union des Français de l’Etranger (l’ »Union »), association fondée en 1927, est une association reconnue d’utilité publique par le Gouvernement de la République française et dont le siège social est à Paris (France). Elle a pour but de créer et de maintenir un contact étroit entre les Français de l’étranger et la France et de défendre les intérêts moraux et matériels des Français résidant ou ayant résidé hors de France. Elle entend demeurer à l’écart de toute préoccupation politique ou confessionnelle. Lors des élections législatives françaises, de par son statut d’association apolitique (article 1-1 des statuts), conformément aux dispositions législatives et réglementaires régissant le financement des partis politiques et des campagnes électorales (selon la loi du 11 mars 1988 et les dispositions de l’article L52-8 du code électoral), l’Union ne fournit aucun don, bien, service ou autre avantage financier et matériel direct ou indirect contribuant à la campagne électorale d’un candidat ou à un parti ou groupement politique.

I – BUT ET COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

Article 1

L’Union est représentée dans les différentes villes ou pays par des représentations à qui elle donne délégation dans le respect de ses statuts (les « Représentations »). Il est formé entre les adhérents aux présents statuts une Représentation régie par les dispositions légales en vigueur et les statuts ci-après.

Article 2

2.1. La Représentation prend le nom de “Union des Français de l’Etranger – Représentation de HONG KONG”.

2.2. La Représentation est régie par les présents Statuts en conformité avec les lois en vigueur à Hong Kong.

2.3. Sa durée est illimitée.

2.4. Le siège de la Représentation est à Hong Kong, GPO Mailbox 2430
Il peut être transféré en tout autre endroit de Hong Kong par décision du conseil d’administration. L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

Article 3

3.1. La représentation se reconnaît comme la représentation à Hong Kong de l’Union.

L’Union la reconnaît comme sa Représentation à Hong Kong en informe officiellement les autorités diplomatiques et consulaires françaises, ainsi que l’autorité gouvernementale compétente en matière d’associations de Français à l’Etranger.
La Représentation a pour objet de resserrer les liens d’amitié entre la France et Hong Kong SAR

3.2. L’Union est une association qui a une vocation mondiale et qui se constitue et se rassemble autour d’un certain nombre de valeurs fondatrices. Chaque Représentation adhère à l’ensemble de ces valeurs et fait choix de s’inscrire dans le cadre du réseau mondial édifié par l’Union.
La représentation est en droit de faire usage de l’ensemble des noms, dénominations, logos et sites internet de l’Union.
Dans l’hypothèse où une Représentation ne souhaiterait pas demeurer dans le cadre du réseau mondial constitué par l’Union, ou si l’Union décidait de se séparer d’une Représentation jusqu’alors agréée, cette dernière renonce ipso facto à toute utilisation des noms, dénominations, logos et sites internet de l’Union dont elle cesse immédiatement de faire usage.

Article 4

4.1. La Représentation se compose :

• De personnes physiques de nationalité française qui sont :

  • Adhérents,

  • Membres bienfaiteurs,

  • Membres d’honneur agréés par le conseil d’administration,

• De personnes morales relevant du droit français.

Les personnes de nationalité autre que française, physiques ou morales, n’ont pas la qualité de membres de l’Union ou de la Représentation : elles peuvent rejoindre les Amis de l’UFE.

4.2. Les ressources de la Représentation se composent des cotisations, ainsi que des dons et du produit des manifestations qu’elle pourra organiser.
Le montant annuel des cotisations dues à la Représentation par les différentes catégories de membres est fixé par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut, lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient, dispenser temporairement certains membres du paiement des cotisations.

4.3. La cotisation appelée chaque année par la Représentation comprend :
une somme qu’elle conserve et qui contribue à son fonctionnement propre ;
et une somme – qui est reversée par la Représentation à l’Union au plus tard le 30 juin – dont le montant est voté chaque année par l’assemblée générale de l’Union.
Chaque adhérent se verra remettre une carte de membre éditée par le siège de l’Union en contrepartie du paiement global de la cotisation.

4.4. La Représentation tient une comptabilité annuelle qui se trouve approuvée par l’assemblée générale annuelle de la Représentation, et qui, une fois approuvée, est adressée à l’Union avec les rapports moral et financier correspondants.
Dans le cas où il apparaîtrait que la comptabilité annuelle de la Représentation n’est pas tenue, ou n’est pas approuvée par l’assemblée générale, ou présente des irrégularités importantes, l’Union peut demander à la Représentation de lui adresser sa comptabilité certifiée sincère et véritable par tout expert comptable choisi par la Représentation ou par l’Union, les frais dudit expert comptable étant dans ce dernier cas partagés entre la Représentation et l’Union.

Dans le cas où des irrégularités importantes se trouveraient mises en évidence par l’expertise comptable ainsi effectuée, l’Union en fera part aux représentants de la Représentation qui prendront toutes mesures qui leur sembleront appropriées pour y remédier dans les meilleurs délais. Dans le cas où les représentants de la Représentation ne prendraient pas les mesures nécessaires afin d’y remédier, l’Union pourra, si elle le juge utile ou nécessaire, prendre à l’égard des représentants de la Représentation les mesures qui lui paraîtront appropriées, ces mesures pouvant aller jusqu’à l’exclusion de leur qualité de membres de l’Union des représentants responsables de la Représentation et/ou retrait de la délégation dont bénéficie la Représentation.

Article 5

La qualité de membre de la Représentation se perd :

• par la démission adressée au président après paiement de la cotisation de l’année courante et de celles éventuellement dues au titre des années précédentes ;

• par la radiation prononcée pour non-paiement de la cotisation, malgré deux rappels consécutifs, ou pour motifs graves, tels que précisés au règlement intérieur de l’Union.
  La radiation est prononcée par le conseil d’administration. L’intéressé appelé préalablement à présenter sa défense peut faire appel de sa radiation devant l’assemblée générale.

• par décès.

Le décès, la démission, ou l’exclusion ne donnent pas droit au remboursement de la cotisation de l’année en cours.

II – ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 6

6.1. La Représentation est administrée par un conseil d’administration de 4 membres au moins et de 16 membres au plus.

Les fonctions de membre du bureau et du conseil d’administration sont bénévoles et honorifiques.

Toutefois, celles-ci comportent pour les personnes qui les acceptent des obligations d’engagement outre celles morales qui en découlent.

6.2. Les administrateurs sont élus au scrutin secret par l’assemblée générale pour 3 ans. Les membres sortants sont rééligibles.

Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé du président, de un à trois vice-présidents, du secrétaire général et du trésorier. L’effectif du bureau ne doit pas dépasser le tiers de celui du conseil d’administration. Le bureau est élu pour 3 ans.

En cas de démission ou de vacance d’un poste du bureau, le conseil d’administration élit le nouveau titulaire, dont le mandat expire à la date à laquelle se termine le mandat du membre remplacé.

6.3.  Le conseil d’administration peut nommer président d’honneur ou membre d’honneur des personnalités qui ont rendu ou rendent des services exceptionnels à la Représentation. Ces titres permettent aux personnes auxquelles ils ont été conférés de participer à l’assemblée générale sans être tenues de payer une cotisation.
Les présidents et vice-présidents d’honneur peuvent assister au conseil d’administration avec voix consultative, sur invitation du président.

6.4.  En cas de vacance de l’ensemble des membres du Conseil d’Administration d’une Représentation, et quelle que soit la forme juridique de la Représentation, il revient au Conseil d’Administration de l’Union d’assurer la gestion des affaires courantes de la Représentation et de proposer la désignation d’un nouveau responsable, lequel veillera à la constitution d’une nouvelle équipe dans les meilleurs délais. Dès sa désignation, la nouvelle équipe convoquera une Assemblée Générale de la Représentation afin de se trouver confirmée dans ses fonctions. Dès la mise en place de son nouveau Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration de l’Union cessera toute intervention dans la gestion de la Représentation, laquelle sera assurée par son nouveau Conseil d’Administration.

Article 7

7.1.  Le Conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an sur convocation du président ou sur demande du quart des membres de la représentation.

Un membre du conseil d’administration peut donner à un de ses collègues mandat de le représenter. Un membre du conseil d’administration ne peut recevoir plus d’un mandat en sus du sien.

Tout membre du conseil d’administration qui n’assiste pas au moins à deux réunions du conseil est considéré comme démissionnaire de fait. Cependant, le conseil d’administration peut relever l’intéressé de cette sanction en raison de circonstances exceptionnelles.

7.2.  Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas de partage égal, la voix du président est prépondérante. Il est tenu un procès-verbal de chaque séance signé par le président et contresigné par le secrétaire général ou, en son absence, par le secrétaire général adjoint ou à défaut par un autre membre du Bureau.

Le conseil d’administration statue sur les demandes inscrites à l’ordre du jour. Il vérifie et arrête les comptes du trésorier, dresse le budget de la Représentation, détermine le mode d’emploi des fonds, dirige et contrôle l’activité de la Représentation. Il rend compte de son activité à l’assemblée générale.

Article 8

Le président représente la Représentation en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il fait connaître aux autorités compétentes les changements qui se produisent dans la composition du conseil d’administration et dans les statuts. Il adresse au siège de l’Union, une fois par an, le rapport d’activités et le rapport financier de la Représentation.

Le secrétaire général est chargé de la correspondance et de l’envoi des convocations, de la rédaction des procès-verbaux, ainsi que de la conservation des archives.

Le trésorier effectue les opérations de recettes et dépenses à charge d’en rendre compte à chaque réunion du conseil d’administration. Il tient une comptabilité régulière. Les fonds de la Représentation sont déposés en banque.

Article 9

L’actif de la Représentation répond seul des engagements contractés en son nom sans que les sociétaires ni les administrateurs puissent en être tenus responsables.

III – L’ASSEMBLEE GENERALE

Article 10

Le président convoque une assemblée générale ordinaire au moins chaque année avant la fin du premier semestre. Les convocations adressées aux membres doivent contenir l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion et parvenir aux intéressés quatorze jours francs au moins avant la date de l’assemblée générale.
L’assemblée générale entend le rapport du conseil d’administration sur les opérations de la Représentation et la situation morale et financière, ainsi que le rapport de la commission de vérification des comptes annuels.

Elle approuve, s’il y a lieu, le compte des recettes et dépenses et en donne quitus à qui de droit.

Elle prend connaissance des prévisions budgétaires.

Elle décide tous emplois et toute mise ou réserve de fonds.

Elle procède aux élections diverses et, le cas échéant, aux exclusions et aux radiations.

Elle délibère sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour.

Elle confère au conseil d’administration les pouvoirs nécessaires pour les cas imprévus.

Enfin, dans la limite des statuts, elle se prononce sur tous les intérêts de la Représentation et sur toutes mesures propres à accroître l’importance et l’efficacité de son action.

Tous les membres de la Représentation, de nationalité française, quelle que soit la cotisation qu’ils acquittent, peuvent prendre part, avec voix délibérative, à l’assemblée générale de la Représentation.

En cas d’empêchement pour assister à l’assemblée générale, chaque membre peut donner procuration à un autre membre.

Nul ne peut détenir plus de cinq procurations.

L’assemblée générale est présidée par le président ou à défaut, par le vice-président le plus ancien dans la Représentation. Le bureau de l’assemblée générale est le Bureau de la Représentation.

Il est tenu une feuille de présence.

Aucune condition de quorum n’est requise sauf pour ce qui concerne les dispositions des articles 12 et 13.

Les membres peuvent être convoqués, dans les mêmes conditions, en assemblée générale extraordinaire toutes les fois que les intérêts de la Représentation l’exigent.

Article 11

La représentation désigne chaque année en son sein le ou les mandataires qui la représenteront lors de l’assemblée générale de l’Union. Le nombre de mandataires dont dispose une représentation est proportionnel à son nombre d’adhérents, établi à raison d’un pour vingt-cinq membres. Une tranche de vingt-cinq membres incomplète donne droit à un mandat.

Les votes à l’assemblée générale de l’Union se font par mandats donnés par les représentations. Seuls les mandataires des représentations prennent part au vote à l’assemblée générale.

Il ne peut être attribué plus de vingt-cinq mandats à un mandataire à l’assemblée générale de l’Union. Chaque mandataire présent à l’assemblée générale de l’Union ne peut détenir plus de trois pouvoirs de mandataires absents en sus du sien. Il ne peut détenir à ce titre que les pouvoirs des mandataires de sa représentation.

Chaque année, la représentation met à jour au 31 décembre la liste de ses membres à jour de leur cotisation pour l’établissement du nombre de mandats dont elle dispose.

Le nom du mandataire ou la liste de ses mandataires ainsi que le nombre de mandats dont chacun dispose sont à adresser au siège de l’Union (au plus tard quinze jours avant la date de l’assemblée générale de l’Union).

IV – MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION 

Article 12

12.1. Les statuts ne peuvent être modifiés que par une assemblée générale extraordinaire convoquée sur la proposition du conseil d’administration ou sur une demande écrite émanant du dixième des membres de la Représentation. Dans l’un ou l’autre cas, les propositions de modification sont soumises au bureau au moins deux mois avant la date de l’assemblée générale et inscrites à l’ordre du jour adressé aux membres au moins un mois à l’avance.

12.2. L’assemblée générale ne peut valablement modifier les statuts que si elle se compose au moins du quart des membres de la Représentation. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée générale est convoquée de nouveau, mais à au moins quinze jours d’intervalle, et cette fois elle peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés qu’à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 13

L’assemblée générale, appelée à se prononcer sur la dissolution de la Représentation et convoquée spécialement à cet effet, dans les conditions prévues à l’article précédent, doit comprendre, au moins, la moitié du nombre des membres présents ou représentés plus un, selon les règles fixées à l’article 7. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée générale est convoquée, de nouveau mais à quinze jours au moins d’intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Dans tous les cas, la dissolution ne peut être votée qu’à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

En cas de dissolution par décision de l’assemblée générale extraordinaire, le conseil d’administration décide, en accord avec l’Union, de la dévolution des biens de la Représentation.

Article 14

14.1. Les présents statuts doivent être approuvés par l’Union avant d’être acceptés par l’assemblée générale de la Représentation de Hong Kong. 

14.2. Les présents statuts et leurs modifications éventuelles sont adressés à l’Union, une fois enregistrés auprès des autorités du pays d’accueil.